【教師の仕事術】紙資料の整理の仕方【3つの手順で解説】

こんにちは、junjunです。

先日、次のツイートをしました。

初任以来ずっと紙資料に悩まされてきた私がここ十数年継続している方法は、

「知的生産の技術」梅棹忠夫さんが実践されていた封筒保管をアレンジ。

クリアファイルへシュート!で解決!

今日は、

丁寧にパンチで穴をあけ、インデックスまでつけて保管しているけど、必要な時にパッと紙資料にアクセスできなくて困る!

どんどん紙資料が増えていく一方で、これホントに必要なのかな?というものばかりに囲まれている・・・
もっとスマートに仕事をしたい!

こんな悩みにお答えします。

【教師の仕事術】紙資料の整理の仕方【3つの手順で解説】

机上は心の鏡・・・と言われたなぁ

もくじ

●紙資料を3つの手順で整理

●紙資料に押しつぶされないために

●「卒業式提案資料」をもとに、紙資料を整理する方法

紙資料を3つの手順で整理

THE MY FILE

手順は以下の通り

①紙資料発見!→ 即仕分けスタート

②いる → クリアファイルへシュートいらない → ゴミ箱へシュート

③いる → 当日必要なものはバインダーファイルへ挟むor 写真を撮る使用後ゴミ箱へシュート

①紙資料発見!→ 即仕分けスタート

今日取り上げる「紙資料」は、職員室などで配付される次のようなモノとします。

●職員会議資料

●教育委員会等から配付される資料

●校務分掌に関わる資料

●個人情報

●チラシ

●日報などなど

これらが職員室机上やポストに配付されているのを発見したら、その瞬間仕分けのスタートです。

はじめは2択。「いるorいらない」

ここで油断は禁物。

「あとで見る」という判断はいりません。

もし判断を見誤り、実は必要だった資料が出てきたら、頭を下げて「見せてください」「コピーとらせてください」と言えばいいだけのことです。

②いる → クリアファイルへシュート いらない → ゴミ箱へシュート

ドンドン行きましょう!

●いる=必要な資料

これはクリアファイルへ入れましょう。

パンチで穴をあけて資料を保管してもいいのですが、私は欲しい資料にはすぐにアクセスしたいので、クリアファイルの中を2層に分けています。

1層目は、本日または1週間以内に必要な資料をクリップで留めておき、クリアファイルの表側に差し込みます。

2層目は、それ以外の資料です。これもバラバラにならないように、クリップで留めておきます。クリアファイルの後ろ側に差し込みます。

これで資料にアクセスするスピードが増すことでしょう。

バインダーでもファイルでも何でもいいのですが、要は必要な時に探すストレスなくそこにアクセスできることです。

●いらない=今の私には不必要な資料

そして、これを生きたファイルにするためには、1~2週間毎に点検することです。

いらないものや前回から今日までに、一度も触れなかった資料を「捨てる」ことで、できるだけ薄くてコンパクトな中身にしておきます。

③いる → 当日必要なものはバインダーファイルへ挟むor 写真を撮る使用後ゴミ箱へシュート

「いる=必要」と判断したものは、常備するバインダーファイル(表紙付き)に挟んでおきます。

すると、教室でも簡単に資料を見ることができて便利です。

これがもし分厚いファイルだったら、持ち歩くことすら不便でしょう。

そのためにも定期的に処分することが大切です。

できればその処分デーを決めてしまいましょう。

紙資料に押しつぶされないために

うっ・・・つぶされる💦

✅押し潰れる3つの要因

●紙資料配付 → そのまま机上に積み上げる

●紙資料配付 → ファイルに保管 → そのまま

●「いつか使うかもしれない」不安感

以上3つに共通していることはなんでしょう?

それは、

「思考なく」「そのまま」「保管」

です。

✅ここでもミニマリズムが要

これらを避け、必要な時に素早く欲しい情報にアクセスするためにミニマリストである私が定期的に行なっていることは、「手放す」です。

いくらインデックスでカテゴリー分けしても、もともとの量が多ければアクセスするまでにめくるページが多いのです。

もともとの量を減らせば、アクセスまでにめくるページは少なくなります。

単純な話です。

そして、いくら紙媒体を写真、PDFなどでスマホの中に取り込んでも、そこの量も増えればアクセスまでに時間がかかります。

こまめに削除が鉄則です。

「卒業式提案資料」をもとに、紙資料を整理する手順

オチのないようにしなきゃね!

ここからは、具体的な場面を想定して、紙資料を整理する手順をご覧いただきます。

手順は以下の通り。

①「卒業式関係資料(紙)」が提案

② 自学年、個人に割り振られた仕事内容、期限をチェックする。

③手帳等に、割り振られた仕事内容とその仕事を開始する日、期限日を書き込む。

④仕事を開始する日、期限日までに少し期間がある場合、その1週間前位に「開始1週間前」と記入する(リマインダー機能)

⑤学年等に仕事分担 →進捗状況を確認

⑥「卒業式関係資料(紙)」は、写真に撮り、iPhoneメモアプリにカテゴリー分けしたフォルダー「卒業式」の中に保存しておく。

⑦「卒業式関係資料(紙)」は、クリアファイル2層目にクリップで留めて差し込む。

⑧前日、「卒業式関係資料(紙)」をクリアファイルから取り出し、バインダーファイルに綴じ込み、随時参照することができるようにする。

補足しますね。

①「卒業式関係資料(紙)」が提案

職員会議等で「卒業式関係資料」が提案されました。

ここでチェックしたいのは、式当日に関わる仕事と、前日までに割り振られた仕事を分けておくことです。

② 自学年、個人に割り振られた仕事内容、期限をチェックする。

仕事を分けることができたら、担当学年に割り振られた仕事と、公務分掌等で自分に割り振られた仕事の内容と期限をチェックしましょう。

③手帳等に、割り振られた仕事内容とその仕事を開始する日、期限日を書き込む。

ここが重要なのですが、手帳に仕事の期限は記入しても、「その仕事をいつから手をつけるのか」の開始日を記入せず、「忘れてた!」という事態を未然に防ぎます。

④仕事を開始する日、期限日までに少し期間がある場合、その1週間前位に「開始1週間前」と記入する(リマインダー機能)

次に、ここも重要なのですが、ギリギリの仕事開始日を書いて慌てるよりも、1週間前に「〇〇開始1週間前」と書いておくと、心の準備や事前に少しずつ仕事を進めたり、周囲に声をかけておくことができます。

iPhoneのリマインダー機能をノートにもたせるのです。

⑤学年等に仕事分担 →進捗状況を確認

仕事を分担したら、担当の方に進捗状況を適度に確認しましょう。

ある程度の経験年数がある方であれば大丈夫なのですが、経験の浅い方だと他のことで仕事が埋れて手付かずになっていたり、実はわからないことがあって聞くに聞けなかったりする場合もあります。

以前、これをせずに進めたところ、大変な思いをしたことがありました。

「失礼かな?」と思っていたのですが、そこは年の功、伝え方を工夫させすれば決してそういうことにはならないと思います。

先手先手で仕事は進めましょう。

⑥「卒業式関係資料(紙)」は、写真に撮り、iPhoneメモアプリにカテゴリー分けしたフォルダー「卒業式」の中に保存しておく。

卒業式の提案資料は、2学期末に提案されることが多いので、少し期間が空いてしまいます。

そこで、紙資料を持ち歩くのはイヤなので、スマホのメモアプリに写真を撮って保管しておきます。

必要に応じてサッと見ることができるので便利です。

⑦「卒業式関係資料(紙)」は、クリアファイル2層目にクリップで留めて差し込む。

さあ、ここでやっと紙資料とは一旦のお別れです。

思い切って手放しても大丈夫なのですが、ここは一応クリアファイル2層目に差し込んでおきます。

⑧前日、「卒業式関係資料(紙)」をクリアファイルから取り出し、バインダーファイルに綴じ込み、随時参照することができるようにする。

当日、スマホの写真資料を見ながら動いてもいいのですが、地域によってはそれが叶わない所もあるでしょう。

iPadなどの導入がされているところが羨ましいです。

そこで、いざという時に即資料にアクセスできるように、バインダーファイルに綴じ込んでおきます。

バインダーファイルは常時持ち歩いているので、式中も資料を確認することができます。

便利なものが目の前にあるのに・・・

まとめ

今日は、長年私がやっては挫折し続けた「紙資料」について整理の仕方をシェアしました。

ペーパーレスにするために、校内でもそれなりに工夫はされていますが、工夫のための手数が増えて中々定着しないのが現状です。

私はapple製品が大好きなので、その便利さに魅了されていますが、やはり感覚的に操作ができて加工しやすいことが、学校現場の生産性の向上にはピッタリだと個人的には感じています。

せめて個人の使用が可能になることを祈りつつ、皆さんの「こんな工夫があるよ!」という情報を教えていただけたら嬉しいです。

上手くいかない体験が、明日の教師のエネルギーです。
まずは6割目指して!
Let’s Have Fun!!


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